Programa de facturación para autónomos: qué mirar

Buscas «programa de facturación para autónomos», abres quince pestañas y todas dicen lo mismo: sencillo, en la nube, adaptado a la normativa, desde nueve euros al mes. Con esa información no se puede decidir nada.

Lo que separa a uno bueno de uno que vas a acabar cambiando no aparece en la página de precios. Son estas seis cosas.

1. Que cumpla Verifactu, y que te lo enseñen

Es lo primero porque es lo único que no es opcional. Si el programa no genera el registro de facturación encadenado y el código QR, dentro de un tiempo no te sirve, por cómodo que sea. Puedes ver qué exige Verifactu y desde cuándo antes de hablar con nadie.

La forma de comprobarlo no es leer su web: pide emitir una factura de prueba y mírala. Que salga el QR, que la numeración siga una serie y que, al intentar cambiarla, el programa te obligue a hacer una rectificativa en vez de dejarte reescribirla.

Un «sí, cumplimos» por correo no es lo mismo que verlo funcionando.

2. Cuánto cuesta dentro de dos años

El precio de la primera pantalla casi nunca es el que vas a pagar. Pregunta tres cosas concretas:

• Qué pasa cuando pases de X facturas al mes o metas a otra persona.
• Qué módulos se pagan aparte (los recibos domiciliados, los presupuestos y el control de stock suelen ir sueltos).
• Cuánto han subido el precio en los últimos tres años.

La tercera es la que nadie hace y la que más dice.

3. Que puedas sacar tus datos

Tus clientes y tus facturas son tuyos. Si el programa no te deja descargarlos en un formato que se pueda abrir en otro sitio, no lo son del todo: estás atado, y el día que quieras irte el coste de salir será mayor que el de quedarte.

La pregunta se hace antes de entrar, no después: ¿puedo exportar mis clientes, mis productos y mis facturas cuando quiera, sin pedir permiso? Si la respuesta tarda, ya la tienes.

4. Quién te lo va a configurar

Ningún programa de facturación se configura solo, y esta es la parte que casi nadie te cuenta cuando te lo vende.

Alguien tiene que poner tus series y tu numeración en orden, tus tipos de IVA, tus datos fiscales, tu logotipo en la plantilla y tus clientes dentro. Si eso lo haces tú un domingo, sale gratis y sale como sale. Si lo hace alguien que sabe, se paga aparte.

No es un argumento en contra de nada: es una partida del presupuesto que conviene tener en la cabeza antes de comparar cuotas mensuales.

5. Si crece el negocio, ¿crece contigo?

Hay una señal que no falla: cuenta las hojas de cálculo que tienes alrededor del programa. Una para el stock, otra para saber quién te debe dinero, otra para los presupuestos que aún no son factura.

Cada hoja satélite es un trozo de tu negocio que el programa no cubre y que estás sosteniendo tú a mano. Con una se vive bien. Con tres, el programa ya no te está ayudando, te está dando trabajo.

6. Quién contesta cuando algo no sale

Un martes por la mañana, con un cliente delante, la factura no sale y no sabes por qué. Ahí es donde se nota lo que has contratado.

Mira si hay alguien al otro lado o solo un formulario, si contestan el mismo día y si quien contesta sabe cómo está montado lo tuyo o te va a pedir que expliques tu caso desde el principio.

Cuándo te sobra con lo básico

Esto es lo que no te va a decir quien te quiere vender algo grande: si facturas a un puñado de clientes fijos, no llevas existencias y no tienes presupuestos dando vueltas, un programa de facturación sencillo te vale y te sobra.

Nos ha pasado en llamadas: alguien nos cuenta su caso y le decimos que no necesita lo que hacemos. Perder veinte minutos es mejor que meter a alguien en un sistema que le queda grande.

Si en cambio ya tienes las hojas satélite, la conversación es otra: entonces la pregunta es Odoo o un programa sencillo, y ahí sí hay algo que decidir.

En resumen

• Que cumpla Verifactu con una factura de prueba delante, no por correo.
• Pregunta el precio de dentro de dos años, no el de la primera pantalla.
• Si no puedes exportar tus datos cuando quieras, no son del todo tuyos.
• Configurarlo es trabajo de alguien: cuéntalo en el presupuesto.
• Cuenta tus hojas de cálculo satélite: tres es la señal de que se te quedó corto.
• Si facturas poco y sin complicaciones, lo sencillo es la respuesta correcta.