Verifactu: qué es y desde cuándo te obliga

Si emites facturas con un programa, con una hoja de cálculo o con una plantilla de Word, Verifactu te afecta. Y el plazo ya no es lejano: el 1 de enero de 2027 es obligatorio para sociedades y empresas.

No se trata de una recomendación ni de una buena práctica. Es un reglamento, con un calendario de entrada en vigor propio según el tipo de contribuyente.

Qué exige exactamente

El objetivo del reglamento es que una factura no pueda modificarse después de emitirse sin que quede constancia.

Hasta ahora, si emitías la factura número 15 y detectabas un error en el importe, podías abrirla, corregirla y guardarla sin que nadie lo advirtiera. En una hoja de cálculo puedes incluso eliminarla y renumerar el resto sin dejar rastro alguno.

El reglamento cierra esa posibilidad con tres elementos:

Un registro por cada factura. Al emitirla, el programa genera un apunte independiente con sus datos. Ese apunte queda fijado.

Los registros se encadenan entre sí. Cada uno incorpora una huella del anterior. Si el número 15 se modifica, la huella deja de corresponder con la del 16 y la alteración queda a la vista.

Un código QR en la propia factura. Permite a tu cliente comprobar que esa factura consta tal y como se la has entregado.

Corregir un error sigue siendo posible: se emite una factura rectificativa, que es el procedimiento correcto desde siempre. Lo que deja de poder hacerse es reescribir lo ya emitido.

A quién alcanza

La obligación afecta a la mayoría de quienes emiten factura mediante un programa informático. Sociedades y empresas entran el 1 de enero de 2027.

Existen excepciones, y el calendario varía según el tipo de contribuyente. Antes de contratar nada, conviene verificar tu caso concreto en la Agencia Tributaria o con tu gestoría. En una llamada podemos orientarte, pero la última palabra sobre tu situación fiscal la tiene tu asesor.

Por qué una hoja de cálculo no cumple

Es el motivo más frecuente de las consultas que recibimos.

Una hoja de cálculo no cumple, y no puede llegar a cumplir: se modifica sin dejar rastro, no encadena ningún registro y no genera código QR. Da igual lo bien construida que esté o los años que lleve funcionando.

Lo mismo ocurre con las plantillas de Word y con los programas de facturación antiguos que ya no reciben actualizaciones. Si tu proveedor no te ha comunicado nada sobre Verifactu a estas alturas, conviene preguntárselo directamente. Una respuesta imprecisa es motivo suficiente para preocuparse, porque el plazo tiene fecha.

Qué comprobar en tu programa

Cuatro preguntas concretas para quien te lo vendió:

1. ¿Genera un registro de facturación por cada factura emitida?
2. ¿Están esos registros encadenados con su huella?
3. ¿Aparece el código QR en la factura que recibe el cliente?
4. ¿Puedo emitir y anular una factura de prueba para verlo funcionando?

La cuarta es la determinante. Que un programa declare que cumple no equivale a verlo cumplir con una factura real delante.

Cumplirlo no es la parte costosa

Aquí es donde la mayoría se lleva una sorpresa agradable: la parte técnica de Verifactu no es especialmente compleja ni cara. Odoo, por ejemplo, ya incorpora la funcionalidad necesaria para emitir facturación conforme al reglamento español.

Lo que hace falta es configurarlo correctamente: series y numeración ordenadas antes de encadenar nada, datos fiscales correctos, plantillas con el QR y las menciones obligatorias, y el registro activado.

Ese paso previo de ordenar la numeración es el que más problemas evita después, y el que con más frecuencia se pasa por alto.

Lo que conviene aprovechar

Si de todas formas vas a tener que cambiar de sistema, es el momento de resolver también lo que llevas tiempo arrastrando: los clientes en una hoja, los productos en otra, sin visibilidad sobre quién tiene facturas pendientes de pago.

Migrar los datos cuesta prácticamente lo mismo se haga cuando se haga. Hacerlo dos veces, no.

En resumen

• Verifactu impide que una factura se modifique sin dejar constancia.
• Para sociedades y empresas es obligatorio desde el 1 de enero de 2027.
• Las hojas de cálculo y las plantillas de Word no cumplen ni van a cumplir.
• La funcionalidad ya existe en los programas actuales; lo que falta es configurarla bien.
• Verifica tu caso concreto con tu gestoría o en la Agencia Tributaria.