Dejar de facturar en Excel sin perder tus datos

Casi todo el mundo empieza igual: una hoja de cálculo que alguien montó hace años, que se ha ido copiando de un ordenador a otro y que ya nadie se atreve a tocar del todo.

Funciona. Hasta que deja de funcionar.

Las señales de que se te ha quedado corta

No suele haber un día concreto en que la hoja se rompa. Lo que pasa es esto:

Buscas una factura y tardas. Está en otra pestaña, o en la hoja del año pasado, o la abriste desde otro ordenador y no era la misma versión.

No sabes quién te debe dinero. O lo sabes porque llevas la cuenta en la cabeza, que es peor.

La numeración tiene saltos. Borraste una factura que se anuló y ahora falta el número 47. Eso, con Verifactu, deja de ser un descuido para ser un problema.

Copias datos de un sitio a otro. Del presupuesto a la factura, de la factura a la hoja de la gestoría, de ahí al banco. Cada copia es una ocasión de equivocarse.

Dos personas no pueden trabajar a la vez. O sí, y entonces aparecen la versión buena y la versión buena definitiva.

Si te has reconocido en tres o más, la hoja ya no te está ahorrando trabajo.

Qué se puede rescatar

Prácticamente todo. Esta es la parte que más tranquiliza a la gente cuando la oye.

Tus clientes salen bien casi siempre. Lo habitual es encontrar el mismo cliente escrito de tres formas —«Talleres Rivas», «TALLERES RIVAS SL», «t. rivas»— y NIF con guiones y sin ellos. Eso se unifica.

Tus productos y sus precios, igual. Si tienes tarifas distintas por cliente, también.

Las facturas pendientes de cobro se cargan para arrancar al día, sabiendo desde el primer momento quién te debe qué.

El histórico de años anteriores se puede traer, aunque no siempre compensa. Muchos negocios prefieren dejar los años cerrados donde están y empezar limpios.

Lo que no se rescata son las fórmulas y los cálculos raros de la hoja. Y no pasa nada: si tienes una fórmula para calcular un recargo, el programa lo hace solo.

El miedo real: quedarme sin poder facturar

Es la pregunta que sale siempre y es razonable. Nadie puede permitirse una semana sin emitir facturas.

No hace falta. El cambio se hace en paralelo: se monta el sistema nuevo con tus datos ya dentro mientras sigues facturando como siempre. Cuando está probado y lo has visto funcionar, se elige un día para cambiar —lo normal es el 1 de mes, que es lo más limpio para la numeración— y a partir de ahí facturas en el nuevo.

La hoja vieja no se borra. Se guarda. Nadie la va a necesitar, pero ahí está.

Prepara esto antes de empezar

Si vas a dar el paso, ir con estas cuatro cosas a mano acorta el proceso a la mitad:

1. Tu hoja tal y como está. No la limpies antes: se limpia mejor con herramientas que a mano, y si la tocas se pierde información.
2. Una factura y un presupuesto de los que emites ahora, para replicar el formato.
3. Tus datos fiscales exactos: nombre fiscal, NIF y domicilio.
4. Dos horas tuyas. Es lo único que no puede hacer otro por ti.

Qué determina que se alargue

Depende de cuánto haya que montar: no es lo mismo dejar la facturación en orden que además llevar ventas, compras y existencias. La fecha concreta sale cuando se ha visto el caso, y va escrita en el presupuesto.

Lo que alarga los proyectos casi nunca es la parte técnica. Es esperar a que el cliente encuentre el hueco para pasar los datos y para sentarse a la formación.

En resumen

• La hoja de cálculo se queda corta antes de romperse; las señales son reconocibles.
• Clientes, productos, precios y cobros pendientes se rescatan casi siempre.
• El cambio se hace en paralelo: no hay días sin facturar.
• Cambiar el 1 de mes es lo más limpio para la numeración.
• Prepara tus datos fiscales y dos horas de tu tiempo. El resto se puede delegar.